Visszaélés-bejelentési Szabályzat / Fraud Reporting Policy

I. Általános információ

Az Országgyűlés Magyarország korrupció elleni fellépésével összhangban vállalt nemzetközi jogi és európai uniós jogi kötelezettségeire figyelemmel, biztosítva a Bejelentők minél teljesebb védelme érdekében szükséges intézkedéseket, a Bejelentések jelentőségét a magánszektorban is elismerve megalkotta a panaszokról, a közérdekű bejelentésekről, valamint a visszaélések bejelentésével összefüggő szabályokról szóló 2023. évi XXV. törvényt (a továbbiakban: Panasztörvény), ezzel a CEE Thematics Kft. (a továbbiakban: Társaság) számára is kötelezővé téve belső visszaélés-bejelentési rendszer (továbbiakban: Visszaélés-bejelentési rendszer) létrehozását és működtetését.

II. A Szabályzat célja

A jelen Szabályzat létrehozatalának célja, hogy lehetővé tegye valamennyi érintett részére a valós visszaélések jogszerű bejelentését és azok kivizsgálását, valamint lehetőséget biztosítson a Társaság által foglalkoztatott, illetve a Társasággal szerződéses kapcsolatban álló személyek számára, hogy az esetleges visszaélésekkel kapcsolatos aggályaikat felvessék, és e körben visszajelzést kapjanak a megtett intézkedésekről. A Szabályzat deklarált célja, hogy biztosítsa a Bejelentő védelmét a jogszerűen tett Bejelentések során.

A belső Visszaélés-bejelentési rendszerben jogellenes vagy jogellenesnek feltételezett cselekményre vagy mulasztásra, illetve egyéb visszaélésre vonatkozó információt lehet bejelenteni.

A jelen Szabályzat rendezi a Bejelentés valamennyi szabályát, a bejelentés-védelmi
rendszer működését, biztosítja a bejelentő védelmét és a bármely hátrányos megkülönböztetés nélküli eljárást.

III. Fogalmak

1) Panasz: A panasz olyan kérelem, amely egyéni jog- vagy érdeksérelem megszüntetésére irányul, és elintézése nem tartozik más – így különösen bírósági, közigazgatási – eljárás hatálya alá. A panasz javaslatot is tartalmazhat;
2) Közérdekű bejelentés: A közérdekű bejelentés olyan körülményre hívja fel a
figyelmet, amelynek orvoslása vagy megszüntetése a közösség vagy az egész társadalom érdekét szolgálja. A közérdekű bejelentés javaslatot is tartalmazhat;
3) Bejelentés: Panaszt vagy Közérdekű bejelentés tartalmazó szóbeli vagy írásos közlés, amelyet bejelentő személy a Visszaélés-bejelentési rendszerben a címzetthez eljuttat;
4) Bejelentő: az a személy, aki Bejelentést a Visszaélés-bejelentési rendszerben megteszi;
5) Bejelentésben érintett személy: a bejelentésben érintett természetes személy, illetve jogi személy;
6) Foglalkoztatásra irányuló jogviszony: minden olyan jogviszony, amelyben a foglalkoztatott a foglalkoztató részére és annak irányítása alatt ellenérték fejében tevékenységet végez vagy önmaga foglalkoztatását végzi.
7) Foglalkoztató: aki természetes személyt foglalkoztatásra irányuló jogviszony keretében foglalkoztat.
8) Foglalkoztatott: az a természetes személy, aki a Foglalkoztató számára és annak irányítása alatt Foglalkoztatásra irányuló jogviszony keretében, ellenérték fejében tevékenységet végez, vagy önmaga foglalkoztatását végzi.
9) Jóhiszeműség: a Bejelentés jóhiszeműnek minősül, ha a Bejelentés tisztességes szándékkal történik, nem pedig azzal a céllal, hogy egy személynek vagy szervezetnek kárt okozzon.
10) Szabályzat: a jelen Visszaélésbejelentési szabályzat.

IV. A visszaélés-bejelentési rendszer

A Visszaélés-bejelentési rendszert a Panasztörvény 19.§ (1) -ben foglaltaknak megfelelően a Társaságnál kijelölt Jog és Compliance Osztály működteti az alábbi elérhetőségen:
E-mail: compliance_fraudreporting@antennaentertainment.com

V. Ki tehet Bejelentést?

A belső Visszaélés-bejelentési rendszerben jogellenes vagy jogellenesnek feltételezett cselekményre vagy mulasztásra, illetve egyéb visszaélésre vonatkozó információt lehet bejelenteni.
Bejelentést tehet:
a) a Társaság által Foglalkoztatott;
b) az a Foglalkoztatott, akinek a Társaságnál fennálló Foglalkoztatásra irányuló jogviszonya megszűnt;
c) a Társasággal Foglalkoztatásra irányuló jogviszonyt létesíteni kívánó olyan személy, aki esetében e jogviszony létesítésére vonatkozó eljárás megkezdődött;
d) az egyéni vállalkozó, az egyéni cég, ha a Társasággal szerződéses kapcsolatban áll;
e) a Társaságban tulajdonosi részesedéssel rendelkező személy, valamint a Társaság ügyvezetéséhez tartozó személy;
f) a Társasággal szerződéses kapcsolat létesítésére vonatkozó eljárást megkezdett, szerződéses kapcsolatban álló vagy szerződéses kapcsolatban állt vállalkozó, alvállalkozó, beszállító, illetve megbízott felügyelete és irányítása alatt álló személy;
g) a Társaságnál tevékenységet végző gyakornok és önkéntes;
h) a Társasággal a d), e) vagy g) pont szerinti jogviszonyt vagy szerződéses kapcsolatot létesíteni kívánó olyan személy, aki esetében e jogviszony vagy szerződéses kapcsolat létesítésére vonatkozó eljárás megkezdődött, és
i) az a személy, akinek a d), e) vagy g) pont szerinti jogviszonya vagy szerződéses kapcsolata a Társasággal megszűnt.

VI. A Bejelentés módjai

A Bejelentést szóban vagy elektronikus úton, email útján írásban lehet megtenni. A szóbeli Bejelentést személyesen lehet megtenni, előzetes időpontegyeztetést követően a
Társaság székhelyén (1133 Budapest, Váci út 76. 5. emelet) van mód munkanapokon.
Ha a Bejelentő személyesen teszi meg a Bejelentését, a belső Visszaélés-bejelentési rendszer működtetője a szóbeli Bejelentést a személyes adatok védelmére vonatkozó előírások szerint megtett tájékoztatást követően
a) tartós és visszakereshető formában rögzíti, vagy
b) írásba foglalja és – annak ellenőrzésére, helyesbítésére, aláírással történő elfogadására vonatkozó lehetőség biztosítása mellett – a Bejelentő számára másodpéldányban átadja. A belső Visszaélés-bejelentési rendszer működtetője a szóbeli Bejelentés írásba foglalása során teljes és pontos jegyzőkönyvet készít.

Szóbeli Bejelentés esetén a belső Visszaélésbejelentési rendszer működtetője felhívja a
Bejelentő figyelmét a rosszhiszemű Bejelentés következményeire, a Bejelentés kivizsgálására irányadó eljárási szabályokra és arra, hogy személyazonosságát – ha az annak megállapításához szükséges adatokat megadja – a vizsgálat valamennyi szakaszában bizalmasan kezeli. A belső Visszaélés-bejelentési rendszer működtetője a belső Visszaélés-bejelentési rendszerben tett írásbeli Bejelentés kézhezvételétől számított 7 (hét) napon belül a bejelentés megtételéről visszaigazolást küld a Bejelentő számára. A visszaigazolás keretében a Bejelentő részére általános tájékoztatást kell nyújtani a Panasztörvény szerinti eljárási és adatkezelési szabályokról. A Társaság nem tud felelősséget vállalni azon ügyek kivizsgálásának elmaradásáért, amely elektronikus Bejelentéseket automatikusan működő védelmi szoftverek (víruskereső, spamszűrő) tevékenységének eredményeként vagy egyéb technikai ok miatt nem jut el a címzett e-mailcímre.

VI.1 A Bejelentés kivizsgálása

A belső Visszaélés-bejelentési rendszer működtetője a Bejelentésben foglaltakat a körülmények által lehetővé tett legrövidebb időn belül, de legfeljebb a Bejelentés beérkezésétől számított 30 (harminc) napon belül kivizsgálja. Jelen határidőt különösen indokolt esetben, a Bejelentő egyidejű tájékoztatása mellett lehet meghosszabbítani. A Bejelentőt ebben az esetben a kivizsgálás várható időpontjáról és a kivizsgálás meghosszabbítása indokairól kell tájékoztatni. A Bejelentés kivizsgálásának határideje a meghosszabbítás esetén sem haladhatja meg a 3 (három) hónapot. A Bejelentés kivizsgálása során a belső Visszaélés-bejelentési rendszer működtetője kapcsolatot tart a bejelentővel, ennek keretében a Bejelentés kiegészítésére, pontosítására, a tényállás tisztázására, valamint további információk rendelkezésre bocsátására hívhatja fel a bejelentőt.
A Bejelentés kivizsgálása mellőzhető, ha
a) a Bejelentést azonosíthatatlan bejelentő tette meg;
b) a Bejelentést nem a jelen Szabályzat szerint erre jogosult személy tette meg;
c) a Bejelentés ugyanazon bejelentő által tett ismételt, a korábbi Bejelentéssel azonos tartalmú Bejelentés, illetve
d) a közérdek vagy a nyomós magánérdek sérelme a Bejelentésben Érintett Személy jogainak a Bejelentés kivizsgálásából eredő korlátozásával nem állna arányban.
A belső Visszaélés-bejelentési rendszer működtetője a Bejelentés kivizsgálásáról vagy annak mellőzéséről és a mellőzés indokáról, a Bejelentés kivizsgálásának az eredményéről, a megtett vagy tervezett intézkedésekről a Bejelentőt írásban tájékoztatja. Az írásbeli tájékoztatás mellőzhető, ha a belső Visszaélésbejelentési rendszer működtetője a bejelentőt szóban tájékoztatta, aki a szóbeli tájékoztatást tudomásul vette. A belső Visszaélés-bejelentési rendszer működtetője igény esetén világos információt nyújt a jelen Szabályzatban foglalt rendszer működésére vonatkozóan.

VII. Adatkezelési rendelkezések

1) A Visszaélés-bejelentési rendszer keretei között
a) a Bejelentőnek,
b) annak a személynek, akinek a magatartása vagy mulasztása a Bejelentésre okot adott, és
c) annak a személynek, aki a Bejelentésben foglaltakról érdemi információval rendelkezhet, a Bejelentés kivizsgálásához elengedhetetlenül szükséges személyes adatai kizárólag a Bejelentés kivizsgálása és a Bejelentés tárgyát képező magatartás orvoslása vagy megszüntetése céljából kezelhetők.
2) A Visszaélés-bejelentési rendszer keretei között kezelt adatok közül haladéktalanul törölni kell a VII.1. pont hatálya alá nem tartozó személyes adatokat.
3) A Bejelentő személyes adatai – a nyilvánvalóan rosszhiszemű, valótlan adatokat, információkat közlő Bejelentő adatainak kivételével – csak a Bejelentés alapján kezdeményezett eljárás lefolytatására hatáskörrel rendelkező állami szerv vagy hatóság részére adhatók át, ha ezen állami szerv vagy hatóság az adatok kezelésére törvény alapján jogosult, vagy az adatai továbbításához a Bejelentő hozzájárult. A Bejelentő személyes adatai kifejezett hozzájárulása nélkül nem hozhatók nyilvánosságra.
4) Ha nyilvánvalóvá vált, hogy a Bejelentő rosszhiszeműen, valótlan adatot vagy információt közölt és
a) ezzel összefüggésben bűncselekmény vagy szabálysértés elkövetésére utaló körülmény merül fel, a Bejelentő személyes adatait az eljárás lefolytatására jogosult állami szerv, hatóság vagy személy részére át kell adni,
b) megalapozottan valószínűsíthető, hogy másnak jogellenes kárt vagy egyéb jogsérelmet okozott, személyes adatait az eljárás kezdeményezésére, illetve lefolytatására jogosult állami szerv, hatóság vagy személy kérelmére át kell adni.
5) Ha a Bejelentés természetes személyre vonatkozik, az e természetes személyt megillető, a személyes adatok védelmére vonatkozó előírások szerinti, a tájékoztatáshoz és hozzáféréshez való joga gyakorlása során a Bejelentő személyes adatai nem tehetők megismerhetővé a tájékoztatást kérő személy számára.
6) A Visszaélés-bejelentési rendszer keretei között kezelt adatok harmadik országba vagy nemzetközi szervezet részére történő továbbítására kizárólag a továbbítás címzettje által tett, a Bejelentésre vonatkozó, a Panasztörvényben foglalt szabályok betartására irányuló jogi kötelezettségvállalás esetén és a személyes adatok védelmére vonatkozó előírások figyelembevételével kerülhet sor.
7) A személyazonosságát felfedő Bejelentő, a Bejelentésben érintett személy, illetőleg az a személy, aki a Bejelentésben foglaltakról érdemi információval rendelkezhet, személyes adatait az erre jogosultakon kívül más nem ismerheti meg. A Bejelentést kivizsgáló személyek a vizsgálat lezárásáig vagy a vizsgálat eredményeképpen történő formális felelősségre vonás kezdeményezéséig a Bejelentés tartalmára és a Bejelentésben érintett személyre vonatkozó információkat – a Bejelentésben érintett személy tájékoztatásán túl – a Társaság más szervezeti egységével vagy munkatársával a vizsgálat lefolytatásához feltétlenül szükséges mértékben oszthatják meg.
8) A Bejelentésben érintett személyt és azt a személyt, aki a Bejelentésben foglaltakról érdemi információval rendelkezhet, a vizsgálat megkezdésekor részletesen tájékoztatni kell a Bejelentésről, a személyes adatai védelmével kapcsolatban őt megillető jogairól, valamint az adatai kezelésére vonatkozó szabályokról. A tisztességes eljárás követelményének megfelelően biztosítani kell, hogy a Bejelentésben érintett, illetőleg a Bejelentésben foglaltakról érdemi információval rendelkező személy a Bejelentéssel kapcsolatos álláspontját jogi képviselője útján is kifejtse, és azt bizonyítékokkal támassza alá. A Bejelentésben érintett illetőleg a Bejelentésben foglaltakról érdemi információval rendelkező személy tájékoztatására kivételesen, indokolt esetben később is sor kerülhet, ha az azonnali tájékoztatás meghiúsítaná a Bejelentés kivizsgálását.

VIII. A Bejelentők védelme

1) Minden, a Bejelentő számára hátrányos intézkedés,
a) amelyre a Bejelentés jogszerű megtétele miatt kerül sor és
b) amelyet a V. fejezetben meghatározott jogviszonnyal vagy kapcsolattal összefüggésben valósítanak meg, jogellenesnek minősül akkor is, ha egyébként jogszerű lenne.
2) Hátrányos intézkedésnek minősül a Bejelentő számára hátrányos cselekmény vagy mulasztás, különösen
a) a felfüggesztés, a csoportos létszámcsökkentés, a felmondás vagy ezekkel egyenértékű intézkedések;
b) a lefokozás vagy az előléptetés megtagadása,
c) a munkaköri feladatok átruházása, a munkavégzés helyének megváltoztatása, a bércsökkentés, a munkaidő megváltoztatása;
d) a képzés megtagadása;
e) a negatív teljesítményértékelés vagy munkareferencia;
f) a Foglalkoztatásra irányuló jogviszonyára vonatkozó törvény szerinti bármely hátrányos jogkövetkezmény – így különösen fegyelmi intézkedés, megrovás, pénzügyi szankció – alkalmazása;
g) a kényszerítés, a megfélemlítés, a zaklatás vagy a kiközösítés;
h) a hátrányos megkülönböztetés, hátrányos vagy tisztességtelen bánásmód;
i) a határozott idejű Foglalkoztatásra irányuló jogviszony határozatlan idejűvé átalakításának elmulasztása, ha a Foglalkoztatott jogszerű elvárása az volt, hogy Foglalkoztatásra irányuló jogviszonyát határozatlan idejűvé változtatják;
j) a határozott idejű munkaszerződés megújításának elmulasztása vagy annak idő előtti megszüntetése;
k) a károkozás, amely magában foglalja a személy jóhírnevének megsértését vagy a pénzügyi veszteséget, beleértve az üzleti lehetőség elvesztését és a bevételkiesést is;
l) az olyan intézkedés, amelynek eredményeképpen okkal következik, hogy az adott személy a jövőben Foglalkoztatásra irányuló jogviszonyt a Foglalkoztatásra irányuló jogviszonya szerinti ágazatban nem létesíthet;
m) az egészségügyi alkalmassággal összefüggő vizsgálat előírása;
n) az áru- vagy szolgáltatási szerződés idő előtti megszüntetése vagy felmondása, és
o) az engedély visszavonása.
3) A VIII.2. pont szerinti hátrányos intézkedéssel összefüggő hatósági vagy bírósági eljárás során – ha a Bejelentő a Bejelentés megtételének jogszerűségét bizonyítja –
a) vélelmezni kell, hogy a hátrányos intézkedésre a Bejelentés jogszerű megtétele miatt került sor, és
b) a hátrányos intézkedést hozó személyt terheli annak bizonyítása, hogy a hátrányos intézkedés megtételére alapos indokkal és nem a Bejelentés jogszerű megtétele miatt került sor.
4) A Bejelentés jogszerű megtétele esetén a Bejelentő nem tekinthető a törvény által védett titok nyilvánosságra hozatalával összefüggő korlátozást vagy más, az információfelfedésre vonatkozó jogszabályi korlátozást megszegőnek, és az ilyen Bejelentés tekintetében nem terheli felelősség, ha a Bejelentő alapos okkal feltételezte azt, hogy a Bejelentés szükséges volt a Bejelentéssel érintett körülmények feltárásához.
5) A Bejelentés jogszerű megtétele esetén a Bejelentőt nem terheli felelősség a Bejelentésben szereplő információk megszerzése vagy az azokhoz való hozzáférés tekintetében, kivéve, ha a Bejelentő az információk megszerzésével vagy az azokhoz való hozzáféréssel bűncselekményt követett el. A Bejelentő a Bejelentés jogszerű megtételéért nem vonható felelősségre, ha a Bejelentő alapos okkal feltételezte azt, hogy a Bejelentés szükséges volt a Bejelentéssel érintett körülmények feltárásához. A Bejelentő az VIII.4.-5. pontban foglaltakra valamennyi hatósági vagy bírósági eljárás során – a Bejelentés megtétele jogszerűségének bizonyítása mellett – hivatkozhat.
6) A Bejelentés megtétele jogszerű, ha
a) a Bejelentő a Bejelentését a Visszaélés-bejelentési rendszerben, a jelen Szabályzatban, illetve a Panasztörvényben meghatározott szabályok szerint tette meg;
b) a Bejelentő a Bejelentéssel érintett körülményekre vonatkozó, bejelentett információt a munkavégzéssel kapcsolatos tevékenységével összefüggésben szerezte, és
c) a Bejelentő alapos okkal vélelmezte, hogy a Bejelentéssel érintett körülményekre vonatkozó, bejelentett információ a Bejelentés időpontjában valós volt.
7) A Bejelentőre vonatkozó védelemben részesül, aki
a) a jogszerű Bejelentést tevő Bejelentő részére segítséget nyújt a Bejelentés megtétele során,
b) a jogszerű Bejelentést tevő Bejelentővel kapcsolatban álló olyan személy – így különösen a Bejelentő munkatársa vagy családtagja -, a kit a V III.2. pont szerinti hátrányos intézkedés érhet.

IX. Záró rendelkezések

A jelen Szabályzatban nem szabályozottkérdésekben a 2023. évi XXV. törvény rendelkezései az irányadók.

Érvényes:
2023. december 17.

I. General information

Taking into account Hungary’s obligations under international and EU law in line with its anti-corruption efforts, and ensuring the necessary measures to protect Whistleblowers as fully as possible, the Parliament, recognising the importance of Whistleblowing in the private sector as well, adopted the Act on Complaints and Public Interest Disclosures, and on the Rules of Whistleblowing Notifications (Act No. XXV of 2023 (hereinafter referred to as the “Complaints Act”), thereby obliging CEE Thematics Ltd. (hereinafter referred to as the “Company”) to establish and operate an internal fraud reporting system (hereinafter referred to as the “Fraud Reporting System”).

II. Aim of the Policy

The purpose of establishing this Policy is to enable all concerned party to report and investigate actual abuse in a lawful manner and to provide an opportunity for persons employed by or contracted with the Company to raise concerns about possible abuse and receive feedback on the actions taken in this regard. The stated purpose of the Policy is to ensure that Whistleblowers are protected when lawfully Reporting. In the internal Fraud Reporting System reports of information related to unlawful or allegedly unlawful acts or omissions, including other cases of fraud may be submitted. This Policy sets out all the rules for Whistleblowing, the functioning of the internal Fraud Reporting System, the protection of the Whistleblower and the procedure without any discrimination.

III. Definitions

1) Complaint: A complaint is a request for redress for a violation of an individual right or interest, which is not subject to any other procedure, in particular judicial or administrative. A complaint may also contain a proposal;
2) Public interest report: a public interest report draws attention to a circumstance the remedying or removal of which is in the interest of the community or society as a whole. A public interest report may also include a proposal;
3) Report or Whistleblowing: an oral or written communication containing a Complaint or a Public Interest Report, which is submitted by the person making the report to the recipient in the Fraud Reporting System;
4) Reporting Person or Whistleblower: the person w ho makes a report in the Fraud Reporting System;
5) Person Implicated in the Report: the natural or legal person concerned by the Report;
6) Foglalkoztatásra irányuló jogviszony : any legal relationship where the employee performs work for the employer and under the employer’s direction in exchange for consideration, or works in the form of selfemployment;
7) Employer: an entity who employs a natural person under contract for employment relationship;
8) Employee: a natural person who performs work for the employer and under the employer’s direction under contract for employment relationship in exchange for consideration, or works in the form of self-employment.
9) Good Faith: a Report is considered to be made in good faith if the Report is made with honest intentions and not with the intention of causing harm to a person or entity.
10) Policy: This Fraud Reporting Policy.

IV. The Fraud Reporting System

The Fraud Reporting System is operated by the Legal and Compliance Department of the Company, as provided for in Article 19 (1) of the Complaints Act under the following contact:
E-mail: compliance_fraudreporting@antennaentertainment.com

V. Who can make a Report?

In the internal Fraud Reporting System reports of information related to unlawful or allegedly unlawful acts or omissions, including other cases of fraud may be submitted.
A Report may be submitted by:
a) by any Employee of the Company;
b) by an Employee whose employment relationship with the Company has been terminated; and
c) any person wishing to establish an employment relationship with the Company, provided that the procedure for establishing this legal relationship is pending.
d) by a private entrepreneur or sole proprietorship if engaged under contract with the Company;
e) by any person who holds an ownership interest in the Company, as well as persons belonging to the administrative, management or supervisory body of the Company, including non-executive members;
f) by any persons working under the supervision and direction of contractors, subcontractors and suppliers, provided that the procedure for entering into a contract with the Company is pending, or they were engaged under contract with the Company previously;
g) by the Company’s volunteers and trainees;
h) by any person wishing to establish an employment or contractual relationship referred to in point d), e) or g) with the Employer, provided that the procedure for establishing such employment or contractual relationship is pending; and
i) by any person whose employment or contractual relationship referred to in point d), e) or d) with the Employer has ended.

VI. Methods to make a Report

The Reporting Person may make the Report orally or electronically, in writing by e-mail. Oral Notification can be made in person, by prior appointment at the Company’s head office (1133 Budapest, Váci út 76, 5th floor) on working days. If the Reporting Person makes his or her Report in person, the operator of the internal Whistleblowing system shall, after providing information relating to the protection of personal data, take the oral report into account
a) make a recording of the oral Report in a durable and retrievable form
b) make a transcript of the oral Report, and shall offer the Reporting Person the opportunity to check, rectify and agree the transcript of the call by signing it, and shall provide the Whistleblower with a copy thereof.

The operator of the internal Fraud Reporting System is required to make a complete and accurate transcript of the oral Report. In the case of an oral Report, the Reporting Person shall be advised of the consequences of making a Report in bad faith, to the procedural rules governing the investigation of the Report, and that his or her identity – if he or she provides the necessary details for establishing his or her identity – shall be treated confidentially at all stages of the investigation.
The operator of the internal Fraud Reporting System shall send an acknowledgement of the Report to the Reporting Person within 7 (seven) days of receiving the written report made in the internal Fraud Reporting System. The acknowledgement shall feature general information for the Reporting person about the procedural and data management rules prescribed by the Complaints Act. The Company cannot be held liable for any failure to investigate cases where electronic notifications do not reach the recipient’s email address as a result of the activity of automatic protection software (antivirus, spam filtering) or for other technical reasons.

VI.1 Investigation of the Report

The operator of the internal Fraud Reporting System shall investigate the contents of the Report within the shortest time possible under the circumstances, not exceeding 30 (thirty) days from the date of receipt of the Report. The time limit specified herein may be extended on a duly justified basis, of which the Reporting Person shall be notified at the same time. In that case, the Reporting Person shall be informed of the estimated duration of the investigation and the reasons for extending the investigation. In either case, the time limit for the investigation of the Report and for the information of the Reporting Person may not exceed 3 (three) months. In the investigation of a Report, the operator of the internal Fraud Reporting System shall maintain communication with the Reporting Person, and, in that context, it may request further details and clarification of the Report for ascertaining the relevant facts of the case, and may request additional information as well. Investigation of the Report may be omitted if:
a) the Report was made by an unidentifiable person;
b) the Report was made by a person not authorized to do so under this Policy;
c) the Report made is identical to a previous one submitted by the same person; and/or
d) the harm to the public interest or a compelling private interest would not be proportionate to the Person Implicated in the Report resulting from the investigation of the Report.
The operator of the internal Fraud Reporting System shall inform the Reporting Person in writing about the investigation of the Report, or the omission thereof showing also the reason for the omission, the outcome of the investigation of the Report, and the measures taken or planned. Written information may be omitted if the operator of the internal Fraud Reporting System has verbally informed the Reporting Person of the requirements and the Reporting Person has acknowledged the information. The operator of the internal Whistleblowing system shall, on request, provide clear information on the functioning of the system set out in this Policy.

VII. Data processing provisions

1) Within the framework of the internal Fraud Reporting System, the personal data:
a) of the Reporting Person,
b) of the person whose conduct or negligence gave rise to the Report, and
c) of the person who may have relevant information about the contents of the
Report, may be processed to the extent absolutely necessary for the investigation of the Report solely for the purpose of investigating the report and for remedying or eliminating the conduct that is the subject of the Report.
2) Personal data not covered by Subsection VII.1 shall be deleted immediately from the data processed within the framework of the internal Fraud Reporting System.
3) The personal data of the Reporting Person – with the exception of the data of the Reporting Person who has obviously provided information in bad faith or false data – may only be disclosed to the state body or authority competent to conduct the proceedings initiated on the basis of the reporting, if this state body or authority is entitled to process the data by law or if the Reporting Person has consented to the disclosure of his/her data. The personal data of the Reporting Person shall not be disclosed without his/her explicit consent.
4) If determined beyond doubt that the complainant or the Whistleblower has provided false data or information in bad faith, and
a) it gives rise to an indication that a crime or an infraction was committed, the personal data of such person shall be handed over to the body or person entitled to carry out proceedings,
b) where it is likely that the complainant or the Whistleblower caused unlawful damage or other harm to the rights of others, his or her personal data shall be handed over upon request to the body or person entitled to initiate or carry out proceedings.
5) If the public interest disclosure pertains to a natural person, the personal data of the Whistleblower may not be disclosed to the person requesting the information in exercising the right to information and access according to the
provisions on the protection of personal data accruing to this natural person.
6) Data processed within the framework of the internal Fraud Reporting System may be forwarded to a third country or international organization only if the recipient of the transmission has made a legal commitment to comply with the provisions of the Complaints Act in connection with Reporting and in due observation of the regulations on the protection of personal data.
7) The personal data of the Reporting Person who reveals his identity, as well as of the person implicated in the Report for persons shall not be disclosed to any person other than the authorized person. Until the conclusion of the investigation or the opening of proceedings for incurring formal liability as a result of the investigation, the persons investigating the Report shall be allowed to share information about the content of the Report and the person implicated in the Report – apart from informing the person implicated in the Report – with other organizational units or Employees of the Employer to the extent absolutely necessary for conducting the investigation.
8) At the start of the investigation, the person implicated in the Report shall be informed in detail about the Report, about his or her rights in relation to the protection of his or her personal data, and about the rules for handling his or her data. In accordance with the due process principle, the person implicated in the Report shall be given the opportunity to express his or her position regarding the Report also through his or her legal representative, and to provide corroborating evidence. In exceptional cases, the person implicated in the Report may be informed at a later time if immediate information would preclude the investigation of the Report.

VIII. Protection of Whistleblowers

1) All measures adversely affecting the Reporting Person:
a) which are taken on account of making the Report lawfully, and
b) which are implemented in connection with the legal relationship or relationship defined in Section V. shall be considered illegal even if it would otherwise be legal.
2) For the purposes of adverse measures, the following, in particular, shall be considered an action or omission adversely affecting the Reporting Person:
a) suspension, collective redundancy, dismissal or equivalent measures;
b) demotion or withholding of promotion;
c) transfer of duties at the place of work, change of location of place of work, reduction in wages, change in working hours;
d) withholding of training;
e) a negative performance assessment or employment reference;
f) imposition or administering of any legal consequences considered detrimental by law relating to the employment relationship, in particular, disciplinary measure, reprimand or other penalty, including a financial penalty;
g) coercion, intimidation, harassment or ostracism;
h) discrimination, disadvantageous or unfair treatment;
i) failure to convert a temporary employment contract into a permanent one, where the worker had legitimate expectations that he or she would be offered permanent employment;
j) failure to renew, or early termination of, a temporary employment contract;
k) harm, including to the person’s reputation or financial loss, including loss of business and loss of income;
l) any measure where there is reason to believe that it may entail that the person in question will not, in the future, find employment in the sector or industry where he or she was previously employed;
m) referral to examination related to medical fitness;
n) early termination or cancellation of a contract for goods or services; and
o) cancellation of a license or permit.
3) In administrative or judicial proceedings related to the detrimental measures referred to in Subsection VIII.2., if the Reporting Person is able to prove the legality of Report:
a) it shall be presumed that the detrimental measure was taken on account of making the Report lawfully, and
b) the burden of proof to corroborate that the detrimental measure was based on duly justified grounds, rather than on account of the Report made lawfully, lies with the person who has taken the detrimental measure.
4) If the Report was made lawfully, the Reporting Person shall not be considered to have breached any restriction related to the disclosure of a statutory secret or any other legal restriction relating to the disclosure of information, and shall not be held liable for such a Report if the Reporting Person had reasonable grounds to believe that the Reporting of such information was necessary for revealing the circumstances affected by the report.
5) If the Report is made lawfully, the Reporting Person shall not incur liability in respect of the acquisition of or access to the information which is Reported, provided that such acquisition or access did not constitute a self-standing criminal offence. The Reporting Person shall not be held liable for making the Report lawfully, if the Reporting Person had reasonable grounds to believe that the Reporting of such information was necessary for revealing the circumstances affected by the Report. The Reporting Person may refer to Subsections VIII.4-5. in all administrative or judicial proceedings, in addition to proving the legality of the Report.
6) A Report shall be considered to have been made lawfully if:
a) the Reporting Person made his or her Report through either of the Fraud Reporting Systems defined in this Policy, in accordance with the provisions set out in the Complaints Act,
b) the Reporting Person obtained the information Reported, related to the circumstances affected by the report in connection with his or her workrelated activities, and
c) the Reporting Person had reasonable grounds to believe that the information Reported, related to the circumstances affected by the Report was true at the time of Reporting.
7) The protection given to Reporting Persons shall be afforded to any person who:
a) provides assistance to the Reporting Person who makes a lawful Report, in making the Report;
b) maintains ties with the Reporting person who makes a lawful Report, such as co-workers or family members of the Reporting Person, who may be subject to the detrimental measure provided for in Subsection VIII.2.

IX. Final provisions

For matters not covered by this Policy, the provisions of Act XXV of 2023 shall apply.

Valid from:
17 December, 2023